Wady i zalety e-faktur

W Polsce wystawia się rocznie około 1,5 mld faktur rocznie. Zaledwie 8-11 proc. rachunków przesyłanych jest w wersji elektronicznej, ale to i tak o kilka procent więcej niż kilka lat temu, kiedy to tylko 3 proc. sprzedawców wysyłało tego typu rozliczenia. Jest jednak szansa, że kolejne lata przyniosą widoczną zmianę, bo coraz więcej przedsiębiorców, ale także ich klientów, przekonuje się o zaletach elektronicznych dokumentów.    
– Klienci dostrzegają wady faktur papierowych. Aż 69 proc. osób ma do nich zastrzeżenia. Zwracają głównie uwagę na negatywny wpływ na środowisko naturalne, kłopoty związane z archiwizowaniem i opóźnienia w otrzymywaniu faktur na czas. Z drugiej strony, wykazują duże zainteresowanie rozliczaniem elektronicznym. Część z nich wręcz oczekuje od firm, aby te zrezygnowały z wysyłania papierowych dokumentów – mówi Jakub Wojnarowski, zastępca dyrektora generalnego Konfederacji Lewiatan.

Co zatem stoi im na przeszkodzie? Sprzeciw klientów, którzy przywiązali się do papierowych rachunków, brak wyszkolonego personelu i odpowiednich narzędzi, a przede wszystkim nieznajomość nowych przepisów i zasad działania e-faktur. Prawo jednak staje się coraz bardziej przychylne dla użytkowników e-faktur.

Bez pisemnej zgody

Jeszcze do końca 2012 roku osoby, które chciały otrzymywać elektroniczną fakturę, musiały wydać na to pisemną lub elektroniczną zgodę jeszcze przed wysłaniem pierwszej e-faktury. Obowiązkiem przedsiębiorcy było jej przechowywanie na wypadek kontroli. Od stycznia 2013 roku obowiązuje już zasada domniemanej zgody, co oznacza, że rachunek można wysłać e-mailem, nie prosząc wcześniej o akceptację. Zgoda na otrzymywanie e-faktur może być wydana ustnie.
– Wystarczy, że klient dokona płatności, aby przedsiębiorca mógł uznać, że klient akceptuje tę formę przesyłania dokumentów. Nie musi też przechowywać w swojej dokumentacji potwierdzenia takiej zgody – wyjaśnia Sebastian Bobrowski, dyrektor finansowy w firmie inFakt.

Pod względem danych, jakie powinny znaleźć się na dokumencie, e-faktura nie różni się od papierowego odpowiednika.
– Najbardziej typowa faktura dokumentująca standardową sprzedaż opodatkowaną VAT-em na zasadach ogólnych na rzecz klienta krajowego powinna zawierać, m.in.: imiona i nazwiska albo nazwy nabywcy i sprzedawcy, ich adresy, numery NIP obu stron transakcji, nazwę towaru lub usługi, datę wystawienia, numer identyfikujący fakturę, cenę bez kwoty podatku, stawkę i kwotę VAT, cenę brutto oraz kwotę należności ogółem – wymienia Sebastian Bobrowski.

Warunkiem umożliwiającym przesyłanie elektronicznych dokumentów jest zapewnienie o autentyczności ich pochodzenia, integralności ich treści i czytelności.
– Nabywca musi być pewny co do tożsamości wystawcy faktury elektronicznej oraz aktualności danych zawartych na dokumencie. Oba warunki podatnik może spełnić np. poprzez wykorzystanie podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) – podpowiada Żaneta Rowińska, księgowa Tax Care. 

Integralność treści natomiast oznacza gwarancję, że na dokumencie nie zmieniono żadnych danych. Dlatego też wielu przedsiębiorców stosuje dokumenty w formacie PDF, który daje możliwość szyfrowania danych, dzięki czemu ingerencja w treść faktury jest utrudniona.

Od 1 stycznia 2013 r. obowiązuje dodatkowa możliwość zapewnienia autentyczności i integralności, a mianowicie kontrola biznesowa. Ustawodawca definiuje ją jako dowolną kontrolę, która ustala wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów bądź świadczeniem usług.
– W praktyce może to być np. wewnętrzna procedura fakturowania określająca obieg dokumentów, pozwalająca powiązać je z płatnościami i szczegółami transakcji – wyjaśnia Sebastian Bobrowski.

E-faktury muszą być także odpowiednio przechowywane, czyli tak, aby zachowały wcześniej wspominane cechy: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Sposób archiwizacji musi również zapewnić odszukanie i dostęp do e-faktur w przypadku kontroli.
– Faktury należy przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe, aby łatwo można było je odszukać. W razie kontroli urzędnicy muszą mieć do nich dostęp i możliwość przetwarzania zawartych w nich danych – podkreśla Sebastian Bobrowski.

E-rachunki przechowuje się tak długo jak papierowe, czyli do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. 

Oszczędności z e-faktur

Obecnie dostępne rozwiązania rynkowe dla e-faktury umożliwiają dostawcom usług masowych redukcję kosztów wydruku i wysyłki dokumentów oraz innych materiałów nawet o 65 proc. Przedsiębiorca oszczędza nie tylko na papierze i tonerze, ale także na kopertach i opłatach pocztowych. Tańsze jest także przechowywanie elektronicznych faktur. Ponadto przedsiębiorca zyskuje czas, który wcześniej przeznaczany był na adresowanie kopert, naklejanie znaczków i stanie na poczcie. Dodatkowo z danych Krajowej Informacji Rozliczeniowej wynika, że wysyłanie faktur elektronicznie znacznie skraca czas realizacji płatności, która wynosi średnio 1,3 dnia.

Jedną z firm, która zdecydowała się wprowadzić e-faktury, jest UPC. Aby sprawdzić poziom zadowolenia klientów, firma przeprowadziła ankietę, w której aż 85 proc. respondentów oceniło pozytywnie elektroniczne rachunki. Wśród zalet elektronicznego fakturowania abonenci wymieniają m.in.: przyczynianie się o ochrony środowiska, niegromadzenie makulatury, krótki czas oczekiwania na rachunki, stały dostęp do dokumentów oraz bezpieczeństwo systemu.

Zadowolony klient to lojalny klient, dlatego warto wsłuchać się w potrzeby odbiorców i zaoferować im wygodny sposób opłacania swoich rachunków. E-faktury z pewnością prędzej czy później wyprą papierowe rachunki. Warto przygotować się do tego już teraz.

Małgorzata Milewska